ROZDZIAŁ 3

Właściwe wykorzystanie majątku i pomysłów

„Ktoś kiedyś zapytał mnie, jakie honorarium otrzymałem za moją książkę, The Science of Success [Nauka sukcesu]. Wyjaśniłem, że ponieważ książka została napisana w czasie pracy, z wykorzystaniem zasobów firmy, wszelkie honoraria otrzymuje firma, a nie ja. Pod tym względem nikt nie jest zwolniony z przestrzegania naszych zasad.”

— Charles Koch

Ostrożna komunikacja

Wszelkie komunikaty należy opracowywać w sposób odpowiedzialny oraz z uwzględnieniem zamierzonego celu biznesowego. Również komunikacja musi być w pełni zgodna z naszymi Wartościami i niniejszym Kodeksem.

We wszelkich komunikatach ważne jest przekazywanie prawdy, unikanie przesady, spekulacji, nieodpowiedniego słownictwa oraz obraźliwych uwag lub opisów. Dotyczy to komunikatów wszelkiego rodzaju, pisemnych lub ustnych, i obejmuje rozmowy telefoniczne, wiadomości e-mail, wiadomości błyskawiczne, pocztę głosową, notatki w harmonogramie oraz inne nieformalne uwagi lub notatki.

Należy uwzględnić następujące kwestie:

Należy ustalić najlepszy sposób komunikacji. Być może rozmowa telefoniczna lub osobiste spotkanie byłyby lepszym rozwiązaniem?
Należy jasno określić cel komunikacji. Trzeba trzymać się tematu.
Czy treść komunikacji jest zgodna z faktami? Nie należy używać takich wyrażeń ani sposobów przedstawiania informacji, które mogłyby być postrzegane jako obraźliwe, podburzające, napastliwe lub nieodpowiednie pod innymi względami.
Nie należy wyrażać przypuszczeń dotyczących wyników, rezultatów lub sytuacji, chyba że istnieje ku temu wyraźna potrzeba biznesowa.
Nie należy wysnuwać wniosków prawnych, chyba że pracownik jest do tego uprawniony. Należy odwoływać się do tajemnicy adwokackiej tylko z polecenia adwokata lub prosząc adwokata o poradę prawną.

Można wypowiadać się w imieniu firmy tylko wtedy, gdy ma się do tego upoważnienie, oraz nie należy przy tym wyrażać własnych opinii. W przypadku osobistego wspierania produktów, marek lub usług naszej firmy na forum publicznym należy ujawnić przynależność do firmy oraz jasno stwierdzić, że przedstawiona opinia wygłaszana jest we własnym imieniu.
Należy zastanowić się nad tym, jak dana wiadomość może zostać odebrana, jeśli zostanie wyjęta z kontekstu. Należy udzielać informacji zgodnie z potrzebami. Należy odpowiednio oznaczać komunikaty jako poufne.
Przed wysłaniem wiadomości należy się zastanowić. Trzeba rozważnie oceniać treść i sposób wyrażania informacji.

Często zadawane pytania

Istnieje pewna witryna poświęcona blogowaniu, w której inne osoby zatrudnione na takich samych stanowiskach, jak moje, wymieniają się informacjami. Zauważyłem, że w odpowiedziach udzielanych przez niektóre osoby znajduje się ich automatyczny podpis służbowy, zawierający ich imiona i nazwiska, tytuły zawodowe, oraz informacje o firmach. Czy mogę korzystać z blogów?

Poszukując informacji lub przekazując komuś informacje, należy trzymać się faktów oraz pamiętać o praktykach firmy w zakresie poufności i ostrożnej komunikacji. Informacje opublikowane na zewnętrznych blogach lub forach dyskusyjnych są publicznie dostępne i mogą być przechowywane przez długi czas. Co więcej, załączenie automatycznego podpisu służbowego mogłoby zostać błędnie zinterpretowane jako wypowiedź pracownika w imieniu firmy. Nie należy robić niczego, co może zostać zrozumiane jako oświadczenie dokonywane w imieniu firmy.

Thank you, your feedback has been sent!

Oczekiwania w zakresie prywatności

Narzędzia komunikacji elektronicznej wykorzystywane w ramach działalności firmy są przez nią monitorowane w zakresie dopuszczonym przez prawo. Firmie przysługuje prawo do dostępu do tych narzędzi oraz do wykorzystania treści do wszelkich zgodnych z prawem celów.

W niektórych krajach, w których prowadzimy działalność, miejscowe przepisy wymagają bardziej konkretnych powiadomień i zasad dotyczących prywatności narzędzi komunikacji elektronicznej wykorzystywanych w ramach działalności firmy. Jeżeli są one wymagane w danej lokalizacji, zostaną one zapewnione niezależnie od niniejszego Kodeksu.

Firma nie gwarantuje niezawodności zapewnionych przez nią narzędzi komunikacji elektronicznej do celów osobistych. Do przekazywania poufnych, osobistych informacji należy rozważyć stosowanie innych metod komunikacji niż narzędzia komunikacji elektronicznej zapewnione przez firmę.

Dopuszczalne korzystanie z urządzeń elektronicznych

Firma zapewnia szereg narzędzi komunikacji elektronicznej, z których jej pracownicy korzystają każdego dnia. Narzędzia te wspomagają naszą konkurencyjną przewagę na rynku. Nieustanne zmiany technologiczne zwiększą liczbę i rodzaj zatwierdzonych przez firmę narzędzi komunikacji dostępnych dla pracowników.

Niezależnie od tego, które zatwierdzone przez firmę narzędzia komunikacji są wykorzystywane, należy z nich korzystać w sposób prawidłowy, we właściwych celach. Polityka ta ma zastosowanie do wszelkich komunikatów związanych z działalnością firmy lub z jej pracownikami.

Odpowiednie i dopuszczalne sposoby korzystania

Wewnętrzne (z innymi pracownikami firmy) i zewnętrzne (z klientami, dostawcami i partnerami biznesowymi) komunikaty służbowe.
Dostęp do informacji w odpowiednich celach służbowych, technicznych i badawczych.
Ograniczone korzystanie w celach osobistych, które nie odwraca uwagi pracowników od ich zwykłych obowiązków zawodowych, nie ma nadmiernego charakteru ani nie prowadzi do powstania niewłaściwych lub niezatwierdzonych kosztów. Pracownicy i przełożeni powinni omówić, co stanowi niedopuszczalne koszty i czy zwrot kosztów na rzecz firmy jest odpowiedni w zależności od funkcji i obowiązków pracownika oraz

od sytuacji.

Niewłaściwe i nieprawidłowe sposoby korzystania

Ujawnienie zastrzeżonych lub poufnych informacji firmy bez odpowiedniego upoważnienia lub umów, niezależnie od tego, czy ma to miejsce nieumyślnie, czy celowo, ani też czy nastąpiło w obrębie firmy, czy poza nią.
Dostęp do, rozpowszechnianie lub przechowywanie materiałów, które można uznać za nieetyczne, nieodpowiednie, obraźliwe, lekceważące, nękające lub obelżywe wobec innych.
Prowadzenie działalności poza firmą.
Przekazywanie informacji chronionych prawnie bez zezwolenia Działu prawnego.
Fałszywe przedstawianie się jako inna osoba lub firma.
Wykonywanie czynności niezgodnych z prawem.
Przesyłanie, otrzymywanie, przekazywanie lub kopiowanie informacji z naruszeniem prawa autorskiego.
Przeciążenie sieci firmowej, np. nadmierne odtwarzanie strumieniowe muzyki i filmów.

man in protective gear leaning and posing for camera

Często zadawane pytania

Kupuję właśnie dom i muszę natychmiast przesłać dokument mojemu agentowi. Czy mogę wykorzystać do tego sprzęt firmowy, czy też muszę opuścić teren biura?

Należy posłużyć się zdrową oceną sytuacji i skorzystać ze sprzętu firmowego. W zależności od okoliczności nieczęste i nieznaczne wykorzystywanie majątku firmy w celach osobistych może być dopuszczalne. W razie pytań dotyczących tego rodzaju sytuacji należy zwrócić się do przełożonego.

Thank you, your feedback has been sent!

Wyjeżdżam z rodziną na urlop. Czy mogę skorzystać z Internetu, aby dokonać rezerwacji?

Tak Korzystanie do celów osobistych jest dopuszczalne, jeżeli trwa krótko, nie jest częste i jest odpowiednie.

Thank you, your feedback has been sent!

Czy mogę korzystać z telefonu komórkowego firmy, aby przeprowadzać prywatne rozmowy?

Ograniczone korzystanie przez pracowników z narzędzi komunikacji elektronicznej jest dopuszczalne pod warunkiem, że nie prowadzi do powstania niewłaściwych lub niezatwierdzonych kosztów, na przykład z powodu rozmów zamiejscowych.

Thank you, your feedback has been sent!

Obraźliwe lub nękające komunikaty

Niedopuszczalne jest oglądanie, transmisja, przekazywanie lub uzyskiwanie dostępu do niewłaściwych treści, takich jak potencjalnie obraźliwe dowcipy, obrazy lub inne materiały przedstawiające lub związane z nagością, seksem lub czyimś kolorem skóry, rasą, religią, płcią lub tożsamością płciową, orientacją seksualną, krajem pochodzenia, obywatelstwem, przynależnością etniczną, wiekiem, niepełnosprawnością, ciążą, statusem weterana, informacją genetyczną lub innymi cechami chronionymi prawem.

W przypadku odebrania wiadomości e-mail zawierającej niewłaściwe treści należy ją niezwłocznie usunąć. Nie należy przekazywać tych treści na wewnętrzne lub zewnętrzne adresy e-mail. Ponadto, jeśli nadawca takich wiadomości jest znany pracownikowi, należy powiadomić tę osobę, aby nie przesyłała takich treści na firmowy adres e-mail. W przypadku otrzymania takich materiałów z nieznanego źródła na ogół nie należy kontaktować się z nadawcą; należy natomiast skontaktować się z Działem wsparcia IT lub przełożonym.

Często zadawane pytania

Korzystam z wiadomości e-mail i wiadomości błyskawicznych do prowadzenia działalności i czasem wysyłam żarty moim znajomym lub współpracownikom. Czy jest to dopuszczalne?

Mimo że humor pełni ważną rolę w naszej pracy i życiu, należy pamiętać, że wiadomości e-mail i systemy wiadomości błyskawicznych stanowią służbowe narzędzia komunikacji. Niestosowane żarty lub komentarze, które mogą być dla innych osób obraźliwe, nie mogą mieć miejsca w pracy.

Thank you, your feedback has been sent!

Oczekiwania dotyczące bezpieczeństwa danych i systemów elektronicznych

Systemy informatyczne i dane elektroniczne to istotne atuty, które wspomagają operacje biznesowe i podejmowanie decyzji w całej firmie.

Każdy pracownik pełni ważną rolę w zapewnianiu bezpieczeństwa naszych systemów informatycznych i danych elektronicznych, między innymi poprzez:

Przestrzeganie polityki i praktyk firmy Koch związanych z bezpieczeństwem systemów informatycznych i danych firmy.
Ochronę haseł i udostępnianie ich wyłącznie w szczególnych okolicznościach, w przypadku właściwego uzasadnienia biznesowego.
Podejmowanie środków ostrożności w celu ochrony komputerowych stanowisk pracy i urządzeń mobilnych przed kradzieżą lub utratą.
Zapewnienie stosowania i okresowej weryfikacji odpowiednich środków kontroli dostępu do informacji w zależności od poziomu wrażliwości i poufności tych informacji.
Użytkownicy nie mogą podejmować prób zmiany, obchodzenia lub łamania firmowych zabezpieczeń lub procesów mających na celu ochronę informacji.
Dopilnowanie, aby wszelkie zewnętrzne systemy informatyczne wykorzystywane do wymiany, przechowywania, przetwarzania lub zarządzania danymi firmy przeszły ocenę ryzyka technologii informatycznej obowiązującą w danej firmie Koch.
Stosowanie bezpiecznych systemów komputerowych. Podwyższona świadomość w zakresie potencjalnych prób oszustwa mających na celu uzyskanie dostępu do danych elektronicznych firmy.
Zgłaszanie wszelkich podejrzewanych lub znanych incydentów w zakresie bezpieczeństwa systemu z wykorzystaniem jednej z dostępnych opcji.

W przypadku wątpliwości co do sposobu wykonywania tych obowiązków należy skontaktować się z Działem wsparcia IT.

Często zadawane pytania

Podróżuję służbowo i muszę przewozić dane osobowe innych osób (np. pracowników firmy, klientów, dostawców, sprzedawców i kandydatów do pracy) w moim laptopie. Co mam zrobić, aby chronić te dane?

Należy dokładnie zastanowić się nad tym, czy trzeba przechowywać i przewozić dane osobowe w urządzeniu mobilnym. Jeżeli jest to konieczne do wykonywania obowiązków zawodowych, należy ograniczyć ilość przewożonych danych osobowych i stosować środki ostrożności w zakresie technologii informatycznej zapewniane przez firmę, na przykład szyfrowanie.

Thank you, your feedback has been sent!

Co należy zrobić w przypadku utraty lub kradzieży urządzenia mobilnego?

Utratę lub kradzież dowolnego urządzenia mobilnego, na przykład laptopa lub smartfona, na którym przechowywane są informacje związane z działalnością firmy lub za pomocą których można uzyskać dostęp do takich informacji, należy zgłosić odpowiednim specjalistom w firmie Koch.

Thank you, your feedback has been sent!

Korzystanie z technologii niezapewnionej przez firmę

Korzystanie w celach służbowych z narzędzi komunikacji, które nie zostały zapewnione przez firmę może powodować zwiększone ryzyko dla informacji firmowych i narazić je na utratę lub kradzież, nieupoważniony dostęp do informacji oraz niespełnienie wymogów w zakresie zarządzania informacjami firmowymi.

Należy przestrzegać procesu akceptacji oraz wszelkich dodatkowych wymogów firmy Koch w zakresie korzystania z technologii niezapewnionej przez firmę w celach związanych z działalnością firmy. W przypadku zgody na korzystanie z technologii niezapewnionej przez firmę należy podjąć wszelkie odpowiednie środki ostrożności i jak najszybciej przenieść dokumentację firmową do zatwierdzonej lokalizacji.

Bezpieczeństwo i właściwe wykorzystanie własności firmy

Ochrona naszych ludzi i majątku stanowi wspólny obowiązek wszystkich pracowników. Wykonując ten obowiązek, pracownicy muszą zarządzać majątkiem w sposób uczciwy i unikać niewłaściwego wykorzystania, oszustwa, kradzieży, sprzeniewierzenia lub innych niewłaściwych lub sprzecznych z prawem sposobów rozporządzania majątkiem firmowym. Obejmuje to niewłaściwe wykorzystanie wydanej przez firmę karty kredytowej lub złożenie fałszywego wniosku o zwrot kosztów. Należy zgłaszać wszelkie przypadki naruszenia lub próby naruszenia dostępu lub środków kontroli finansowej, korzystając z jednej z wielu dostępnych opcji.

Zabezpieczenie sprzętu, zasobów i materiałów przed kradzieżą lub nieupoważnionym wykorzystaniem może ograniczyć straty. Zgłaszanie podejrzanych osób lub działań kierownikowi,

pracownikom ochrony lub specjalistom ds. przestrzegania przepisów i etyki może ponadto zapobiec incydentowi w zakresie bezpieczeństwa.

Często zadawane pytania

Jeśli przedmiot, który chcę kupić, ma bardzo atrakcyjną cenę, a ja nie mam przy sobie własnych kart kredytowych, czy mogę skorzystać z karty kredytowej firmy, jeżeli później zwrócę wykorzystaną kwotę?

Nie. Nie wolno wykorzystywać firmowej karty kredytowej do osobistych wydatków.

Thank you, your feedback has been sent!

Mój przełożony poprosił pracowników obsługi technicznej o opuszczenie zakładu pracy w godzinach pracy w celu dokonania naprawy instalacji elektrycznej w jego domu. Co mam zrobić?

Swoje obawy należy zgłaszać, korzystając z jednej z dostępnych opcji w celu analizy tych działań.

Thank you, your feedback has been sent!

Przełożona dała mi fakturę i poprosiła mnie o zapłatę tej sumy moją firmową kartą kredytową i przesłanie jej w celu zatwierdzenia oraz zapłaty. Czy mam zapłacić rachunek?

Nie. Każdy pracownik odpowiada za opłacanie ponoszonych przez siebie wydatków. W tym przypadku przełożona, która może potwierdzić ten wydatek, odpowiada za dokonanie płatności i powinna ją zgłosić swojemu przełożonemu do zatwierdzenia, nawet jeśli upoważniona jest do samodzielnego zatwierdzenia sumy o tej wysokości.

Thank you, your feedback has been sent!

Zauważyłem osoby, które chodziły po terenie zakładu bez eskorty pracowników i fotografowały zakład. Co mam zrobić?

Fotografowanie majątku firmy jest dozwolone tylko pod warunkiem uzyskania zgody kierownictwa jednostki biznesowej lub lokalnego kierownictwa zakładu. Nieupoważnione fotografowanie majątku firmy może być oznaką śledzenia i powinno być uznawane za podejrzane. Co więcej takie fotografowanie może doprowadzić do utraty własności intelektualnej. Jeśli pracownik dostrzega takie zachowanie, powinien niezwłocznie zgłosić tę sprawę pracownikowi ochrony lub członkowi kierownictwa.

Thank you, your feedback has been sent!

Rutynowo zabieram mój służbowy laptop do domu i w podróże służbowe. Czy dopuszczalne jest pozostawienie go w pojeździe bez nadzoru?

Utrata laptopa lub jakiegokolwiek przenośnego urządzenia komunikacyjnego skutkuje nie tylko utratą majątku, lecz może też prowadzić do utraty poufnych informacji lub danych osobowych. Musisz zabrać laptop do domu, aby zapewnić, że będzie bezpiecznie przechowywany. Jeżeli pracownik przed powrotem do domu musi zatrzymać się w kilku miejscach, powinien dyskretnie przechowywać laptop i wszelkie inne przedmioty

w pojeździe tak, aby były one niewidoczne.

Thank you, your feedback has been sent!

Własność intelektualna i informacje poufne

Wartość pomysłów, dzieł, innowacji i informacji — własności intelektualnej — często przekracza wartość bardziej namacalnych obiektów, takich jak majątek fizyczny. Znaczny majątek firmy w postaci własności intelektualnej jest niezwykle ważny dla tworzenia nowych produktów, przyciągania nowych możliwości biznesowych oraz utrzymania bieżącej działalności firmy w wysoce konkurencyjnym

środowisku.

Własność intelektualna wytworzona przez pracownika lub inne osoby w imieniu firmy lub związana z jej działalnością stanowi własność firmy. Jeśli nie będziemy identyfikować i chronić naszej własności intelektualnej, ryzykujemy utratę naszych praw do niej i związanej z nią przewagi konkurencyjnej.

Kategorie własności intelektualnej obejmują:

Tajemnice handlowe oraz poufne i zastrzeżone informacje biznesowe
Znaki towarowe i nazwy towarowe
Informacje chronione prawami autorskimi
Opatentowaną i nieopatentowaną technologię

Własność intelektualna firmy może mieć charakter poufny i zawierać informacje zastrzeżone. Informacji poufnych i zastrzeżonych nie należy udostępniać innym osobom wewnątrz firmy ani poza nią, chyba że dana osoba posiada potrzebę ich poznania i zgodziła się zachować poufny charakter tych informacji. Przed ujawnieniem informacji należy uzyskać odpowiednie upoważnienie

i dokonać odpowiednich uzgodnień.

Niektóre typowe rodzaje informacji poufnych i zastrzeżonych to:

Procesy i systemy biznesowe
Strategie korporacyjne
Listy klientów
Dane finansowe
Kwestie prawne i regulacyjne
Metody produkcji
Strategie marketingowe
Modelowanie i inne techniki analizy i/lub zarządzania
Tabele organizacyjne
Nieopublikowane zgłoszenia patentowe lub wynalazki, które mogą lub potencjalnie mogą być przedmiotem patentu
Informacje dotyczące ustalania cen
Formuły produktów
Dane dotyczące sprzedaży i strategii
Oprogramowanie opracowane przez firmę
Dane, procesy i wyposażenie techniczne
Informacje techniczne o produktach i procesach
Tajemnice handlowe i wiedza na temat technik produkcji
Informacje osobiste pracowników w niektórych jurysdykcjach

Często zadawane pytania

Wizyty w niektórych z lokalizacji nienależących do firmy wymagają ode mnie wpisu do dziennika odwiedzających lub podpisania umowy o nieujawnianiu informacji, przed wejściem na teren zakładu. Co mam zrobić?

Przed wizytą należy poprosić gospodarza o kopie wszelkich umów, które także muszą zostać podpisane w celu uzyskania dostępu do lokalizacji. Może to pomóc w uniknięciu niespodzianek po przybyciu do lokalizacji. Wiele lokalizacji wymaga od odwiedzających wpisu i niekiedy wymaga umowy o nieujawnianiu informacji w celu wejścia na teren zakładu. Pracownik może podpisać dziennik odwiedzających lub umowę o nieujawnianiu informacji, jeżeli nie nakłada to na pracownika ani na firmę nadmiernych oczekiwań, wyrażonych w niniejszym Kodeksie, w zakresie poszanowania praw własności intelektualnej innych osób. Umowy, które mogą ponadto zobowiązać firmę, powinien przejrzeć specjalista firmy z Działu prawnego. Najlepiej jest zadbać o podpisanie wszelkich niezbędnych umów z wyprzedzeniem. W przeciwnym wypadku, jeżeli pracownik nie jest w stanie spełnić wymogów niezbędnych do wejścia na teren lokalizacji, zgoda na wejście na teren lokalizacji może zostać wstrzymana do momentu, gdy możliwe będzie podpisanie dopuszczalnej umowy.

Thank you, your feedback has been sent!

Ochrona własności intelektualnej firmy

Nie wolno korzystać z własności intelektualnej firmy w celu osiągnięcia korzyści osobistych albo w celu zapewnienia korzyści lub zysku osobom spoza firmy.

Należy uważać, aby nie zgubić, nie umieścić w niewłaściwym miejscu ani nie pozostawić poufnych informacji bez nadzoru lub w miejscach, gdzie inni mogą mieć do nich łatwy dostęp; mogą to być na przykład otwarte pliki komputerowe, współdzielone dyski lub dokumenty pozostawione na kserokopiarce czy na biurku. Należy zabezpieczyć informacje poufne oraz odpowiednio usunąć te materiały po zakończeniu korzystania z nich. Przesyłając poufne informacje firmowe w postaci elektronicznej, należy korzystać wyłącznie ze sprzętu i oprogramowania, które zostały zatwierdzone przez firmę. Nie należy swobodnie omawiać informacji poufnych w miejscach, gdzie inni mogą je usłyszeć, na przykład podczas wideokonferencji, korzystania z trybu głośnomówiącego, telefonów komórkowych oraz podczas rozmów w miejscach publicznych. Należy zawsze przestrzegać określonych

środków bezpieczeństwa lub procedur ustalonych przez firmę Koch.

Obowiązek ochrony własności intelektualnej firmy i informacji poufnych nie wygasa po zakończeniu zatrudnienia. Wszelka własność, dokumenty, materiały i pliki, w tym materiały komputerowe i bazy danych, należy zwrócić firmie. Odchodzącemu z firmy pracownikowi nie wolno zatrzymywać żadnych kopii

własności intelektualnej firmy ani poufnych informacji.

Często zadawane pytania

W weekendowe wieczory uczęszczam na kursy w koledżu i chciałbym wykorzystać niektóre informacje należące do firmy w związku z zadaniem do wykonania na jeden z kursów. Czy narusza to zasady polityki firmy?

Być może. Wiele informacji, które tworzymy, wykorzystujemy lub kontrolujemy podczas pracy w firmie, to informacje poufne i zastrzeżone. Mimo że niektóre informacje są publicznie dostępne i można je wykorzystywać poza firmą albo nadają się do celów edukacyjnych, nigdy nie powinniśmy zakładać, że jakiekolwiek informacje dotyczące firmy są publiczne. Przed wykorzystaniem jakichkolwiek informacji firmowych dla celów innych niż wykonywanie swoich obowiązków zawodowych należy zapytać przełożonego.

Thank you, your feedback has been sent!

Usłyszałem, jak pracownicy omawiali sprawy firmy w komercyjnym samolocie. Jakie działania, jeśli jakiekolwiek, powinienem podjąć?

Jeśli uważasz, że omawiane informacje mają charakter wrażliwy lub poufny, należy grzecznie powiedzieć tym osobom, że można je podsłuchać. Każdy pracownik ma obowiązek dopilnować, aby informacje poufne i zastrzeżone nie były ujawniane publicznie.

Thank you, your feedback has been sent!

Znalazłem w sali konferencyjnej informacje, które wyglądają na tajne. Co mam zrobić?

Należy najpierw zabezpieczyć informacje, a następnie spróbować ustalić, kto prawdopodobnie jest właścicielem dokumentów oraz zwrócić je tej osobie. Jeżeli okaże się to niemożliwe, należy skontaktować się ze specjalistą ds. przestrzegania przepisów i etyki lub Działem prawnym.

Thank you, your feedback has been sent!

Czy dopuszczalne jest zamieszczanie w Internecie własności intelektualnej firmy na internetowej tablicy ogłoszeniowej lub blogu?

Nie. Nie wolno publikować własności intelektualnej firmy bez zgody Działu prawnego. Jeżeli własność intelektualna stanowi informację poufną, nie można jej ujawniać nikomu spoza firmy, chyba że osoby te posiadają uzasadnioną potrzebę poznania tych informacji w celu umożliwienia prowadzenia działalności firmy lub zgodziły się na zachowanie poufności informacji.

Thank you, your feedback has been sent!

Istnieje strona internetowa nienależąca do firmy, która zawiera informacje na temat jednego z naszych produktów, które według mnie są niedokładne. Czy powinienem w imieniu firmy opublikować oświadczenie korygujące te informacje?

Firmę mogą reprezentować wyłącznie osoby do tego upoważnione. W razie wątpliwości związanych z niedokładnymi informacjami należy skontaktować się z przełożonym, aby odpowiedni specjaliści firmy mogli odpowiedzieć na tę publikację, jeżeli będzie to stosowne.

Thank you, your feedback has been sent!

Czy muszę chronić informacje poufne i zastrzeżone nawet po opuszczeniu firmy?

Tak Każdy pracownik jest zobowiązany do niewykorzystywania i nieujawniania informacji poufnych i zastrzeżonych firmy nawet po jej opuszczeniu.

Thank you, your feedback has been sent!

Używanie znaków towarowych

Prezentowanie spójnego wizerunku naszym klientom i społeczności jest niezwykle istotne. Nasze marki biznesowe i inne znaki towarowe stanowią wartościowe atuty i ważne jest ich właściwe wykorzystanie oraz przestrzeganie wytycznych lub standardów firmy w zakresie marek. Ważne jest także, aby wykorzystywać, chronić i egzekwować nasze prawa w celu zachowania siły i wartości naszych marek i tożsamości korporacyjnej.

Znaków towarowych nie należy powielać w jakiejkolwiek formie różniącej się od wytycznych lub standardów firmy w zakresie marki oraz niezgodnej z obowiązującymi przepisami.

Przykłady znaków towarowych:

Znaki takie jak Principle Based Management™, Principled Entrepreneurship™ i logo Koch® są znakami towarowymi stanowiącymi własność Koch Industries.
Marki takie, jak ręczniki papierowe Brawny® i papier toaletowy Quilted Northern ® to znaki towarowe stanowiące własność Georgia-Pacific Consumer Products.
Marki takie jak złącza Mini-Fit® i złącza Picoflex® to znaki towarowe stanowiące własność Molex.
Marki takie jak paliwo Gold Diesel® i specjalistyczne rozpuszczalniki SureSol® to znaki towarowe stanowiące własność Flint Hills Resources.
Marki takie jak stabilizator azotu Agrotain® i nawóz Nitamin® to znaki towarowe stanowiące własność Koch Agronomic Services.
Marki takie jak wypełnienie strukturalne Intalox® i wypełnienie usypowe Flexiring® to znaki towarowe stanowiące własność Koch-Glitsch.

Patenty i tajemnice handlowe

Ochrona własności intelektualnej firmy jest konieczna do zabezpieczenia przez firmę pełnej wartości swoich innowacji technicznych. Ze względu na kompleksowy charakter patentów i

tajemnic handlowych należy skontaktować się z działem prawnym firmy Koch w celu podjęcia właściwych kroków zapewniających ochronę nowo opracowanych technologii.

Jeżeli pracownik dowie się o potencjalnym naruszeniu lub nadużyciu patentów lub tajemnic handlowych firmy przez osobę trzecią, powinien się skontaktować z działem prawnym firmy Koch w celu analizy.

Patenty i tajemnice handlowe osób trzecich

Firma szanuje ważne i możliwe do wyegzekwowania prawa patentowe i tajemnice handlowe osób trzecich na całym świecie, unikając naruszania lub nadużywania takich praw lub pozyskując licencje. Ze względu na złożony charakter patentów i tajemnic handlowych należy skontaktować się z działem prawnym firmy Koch ds. własności intelektualnej, który we współpracy z przedsiębiorstwem zapewni podjęcie właściwych kroków zapewniających ochronę nowo opracowanych technologii.

Aplikacje, kody i dokumentacja opracowane przez firmę

Aplikacje opracowane przez pracowników stanowią własność firmy i są na ogół przeznaczone do wyłącznego użytku przez firmę. Zabronione jest nieupoważnione powielanie lub rozpowszechnianie

tych aplikacji.

Często zadawane pytania

Czy mogę sprzedać produkt lub usługę, które stworzę w czasie wolnym od pracy?

To zależy od tego produktu lub usługi. Jak wiele firm, rościmy sobie prawo własności — w zakresie dozwolonym przez przepisy — do każdego produktu lub usługi związanej w sposób uzasadniony z naszą działalnością, nawet jeśli pracownik stworzy go w czasie wolnym od pracy. Uczciwość i konieczność przestrzegania obowiązków prawnych wymaga uzyskania pisma ze strony działu prawnego przed rozpoczęciem marketingu takiego produktu lub usługi.

Thank you, your feedback has been sent!

Właściwe korzystanie z własności intelektualnej osób trzecich

Należy odpowiednio wykorzystywać i chronić własność intelektualną firmy; taki sam szacunek trzeba zapewnić własności intelektualnej osób trzecich. Jest to właściwy sposób postępowania i nadużycie własności intelektualnej osób trzecich może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi dla pracownika i firmy.

Poufne i zastrzeżone informacje dotyczące osób trzecich

Gromadzenie informacji na temat naszej trzeba zapewnić konkurencji z legalnych, publicznie dostępnych źródeł w celu oceny relatywnych zalet jej produktów, usług i metod marketingu jest właściwe i często konieczne. Jednakże istnieją ograniczenia sposobów zdobywania informacji. Natomiast pozyskiwanie informacji poufnych od nowego pracownika, który niedawno pracował dla konkurenta, fałszywe przedstawianie własnej tożsamości w nadziei na uzyskanie informacji poufnych od konkurenta lub dotyczących konkurenta lub udostępnianie bądź wykorzystywanie informacji poufnych innych firm, zdobytych w trakcie procesu due diligence dla potencjalnych przejęć w celach innych niż ocena przejęcia stanowią działania zakazane i mogą być niezgodne z prawem.

Jeżeli informacje podlegają umowie o zachowanie poufności lub zobowiązaniom do ograniczonego korzystania przez firmę wobec innej osoby lub firmy, na przykład licencjodawcy technologii, udostępnianie i korzystanie z takich informacji podlega warunkom umowy z daną stroną.

man wearing safety goggles smiling at camera

Często zadawane pytania

Pracowałem nad przejęciem, które nie doszło do skutku. Inny zespół pracuje nad podobnym przejęciem. Czy mogę podzielić się z nim informacjami na temat projektu?

To zależy. W przypadku potencjalnego przejęcia firma przed uzyskaniem informacji zazwyczaj podpisuje umowę o zachowanie poufności. Warunki tej umowy mogą zabraniać ujawniania i (lub) korzystania z tych informacji w innych projektach. Należy skontaktować się z Działem prawnym w celu przeanalizowania tej kwestii.

Thank you, your feedback has been sent!

Sprzedawca omyłkowo przysłał mi kopię raportu zawierającego poufne informacje na temat planu biznesowego konkurenta. Czy mogę przekazać ten raport naszemu działowi marketingu?

Nie należy czytać tego raportu, zachowywać go ani sporządzać jego kopii. Należy niezwłocznie zwrócić uwagę kierownika oraz Działu prawnego na ten dokument w celu właściwego rozwiązania sprawy.

Thank you, your feedback has been sent!

Prawa autorskie

Prawa autorskie chronią wiele materiałów wykorzystywanych przez nas podczas pracy. Muzyka, obrazy w formie elektronicznej i w formie wydruku, logo i projekty innych firm, treść cyfrowa, zeskanowane dokumenty, artykuły z czasopism branżowych, rysunki techniczne, filmy i artykuły zamieszczone w Internecie stanowią niektóre z przykładów. Slajdy prezentacji, materiały szkoleniowe, modele zarządzania lub inne materiały opracowane przez zewnętrznych konsultantów lub organizatorów także mogą być chronione prawami autorskimi.

Nie wolno powielać, rozprowadzać ani zmieniać oprogramowania, dokumentacji ani innych materiałów bez ważnej licencji lub innego rodzaju uprzedniego zezwolenia od właściciela praw autorskich lub jego upoważnionego agenta.

Istnieje kilka możliwości rozpowszechniania materiałów chronionych prawami autorskimi:

Sprawdź, czy materiał jest objęty naszą firmową umową licencyjną z Copyright Clearance Center (CCC), odwiedzając witrynę www.copyright.com.

Rozpowszechnianie materiału w oryginalnej formie wydrukowanej lub, jeżeli materiał dostępny jest wyłącznie w Internecie, rozpowszechnianie łącza do tego materiału.

Uzyskanie zgody właściciela praw autorskich na powielanie i rozpowszechnianie.

Często zadawane pytania

Chcę wykorzystać znaleziony w Internecie film lub artykuł związany z pracą w ramach prezentacji dla mojego zespołu. Czy wolno mi to uczynić?

To zależy. Istotne czynniki mogą obejmować źródło filmu lub artykułu, metodę oraz ich cel udostępniania. Twórca filmu lub autor artykułu jest rzeczywistym właścicielem praw autorskich. To, że film lub artykuł został opublikowany na stronie internetowej nie upoważnia pracownika do kopiowania tego filmu lub artykułu. Wiele stron internetowych pozwala jedynie na pobranie filmu lub wydruk jednej kopii artykułu na użytek osobisty. Należy poszukiwać sposobów odpowiedniego udostępniania wiedzy. Opcje te mogą obejmować przekazywanie łącza do strony internetowej, zagnieżdżenia łączna do filmu lub poproszenie o pozwolenie ze strony właściciela praw autorskich.

Thank you, your feedback has been sent!

Umowy licencyjne oprogramowania

Oprogramowanie, na które firma posiada licencje, przeznaczone do użytku na komputerach firmy, jest zwykle tworzone przez inne firmy i chronione prawami autorskimi tych firm oraz może podlegać ograniczeniom w zakresie jego użytkowania i rozpowszechniania. Firma zazwyczaj otrzymuje i wykorzystuje to oprogramowanie zgodnie z umowami licencyjnymi i nie posiada do niego praw własności. Kopiowanie lub korzystanie z

oprogramowania na nieautoryzowanych komputerach może być niezgodne z prawem oraz naruszać warunki umowy licencyjnej.

Oprogramowanie należy użytkować wyłącznie zgodnie z warunkami określonymi w odpowiedniej umowie licencyjnej oprogramowania. Pracownicy są odpowiedzialni za zrozumienie i przestrzeganie polityki firmy Koch w zakresie oprogramowania oraz wszystkich umów licencyjnych oprogramowania.

Jeżeli konkretna umowa licencyjna oprogramowania nie jest jasna, należy skontaktować się z lokalnymi specjalistami ds. IT.

Kopiowanie, używanie lub dystrybucja nielegalnego oprogramowania

Nie wolno pod żadnym pozorem wykonywać, rozpowszechniać ani wykorzystywać żadnych niedozwolonych kopii oprogramowania.

Często zadawane pytania

Czy wolno instalować programy typu freeware, shareware itp. na komputerze firmy?

Na komputerze firmowym, bez zgody kierownika Działu IT, nie należy instalować jakiegokolwiek oprogramowania, w tym oprogramowania, które zostało nabyte do użytku osobistego. Kierownik Działu IT pomóc w dopełnieniu wszystkich wymogów licencyjnych oraz sprawdzeniu, czy oprogramowanie nadaje się do użytku na danym komputerze.

Thank you, your feedback has been sent!

Czy licencje oprogramowania mogą być przenoszone z jednego pracownika lub przedstawiciela firmy na innego?

Na przekazanie licencji należy we wszystkich przypadkach uzyskać zgodę specjalistów ds. IT. Niektóre licencje zabraniają ich przenoszenia pomiędzy pracownikami lub wymagają innego, specjalnego postępowania.

Thank you, your feedback has been sent!

Jakie zasady zawiera polityka dotycząca zakupu oprogramowania?

Zakup oprogramowania uzgadnia się za pośrednictwem ekspertów ds. IT. Proces ten musi być zgodny z polityką firmy Koch w zakresie zakupu oprogramowania, aby zapewnić globalne zarządzanie i kontrolę naszych licencji na oprogramowanie.

Thank you, your feedback has been sent!

Zarządzanie dokumentacją i informacjami firmy

Informacje stanowią cenny atut i wszyscy pracownicy są odpowiedzialni za zapewnienie, aby informacje związane z działalnością firmy, niezależnie od tego, jak one powstają lub gdzie są przechowywane, były zarządzane w sposób skuteczny i wydajny, od ich utworzenia do rozporządzenia nimi.

Oczekiwania firmy w zakresie zarządzania dokumentacją i informacjami są następujące:

Należy przestrzegać wszelkich obowiązujących praw i regulacji, które wymagają archiwizacji określonych rodzajów dokumentacji.
Należy zarządzać dokumentacją i archiwizować ją zgodnie z ustaloną polityką archiwizacji firmy Koch.
Dokumentację firmy należy tworzyć i przechowywać wyłącznie w zatwierdzonych lokalizacjach.
Należy zachowywać wszelką dokumentację, która może być istotna dla toczących się lub spodziewanych sporów sądowych, audytów lub dochodzeń rządowych lub która może podlegać archiwizacji do celów prawnych.
Należy zachowywać archiwalne informacje mające znaczenie historyczne dla firmy.
Należy dopilnować, aby istotna dokumentacja została zidentyfikowana, była chroniona przed zniszczeniem i dostępna do celów kontynuacji działania firmy na wypadek katastrofy.
Należy usuwać dokumentację, dla której minął obowiązujący okres archiwizacji, która nie podlega archiwizacji do celów prawnych i która nie będzie miała wartości biznesowej.

Dokładna dokumentacja firmy

Firma wymaga przechowywania dokładnej i kompletnej dokumentacji biznesowej. Dotyczy to całej dokumentacji firmy, między innymi dotyczącej ochrony środowiska, bezpieczeństwa, działalności operacyjnej, personelu, oraz dokumentacji finansowej.

Aby to zapewnić, należy:

Sporządzać dokumentację w sposób dokładny i kompletny.

Podpisywać lub zatwierdzać wyłącznie dokumentacją, która jest dokładna i kompletna.

Ujawniać dokumentację wyłącznie w sposób zatwierdzony przez politykę firmy.

Nigdy nie wolno podawać fałszywych informacji ani działać w sposób zwodniczy. Obejmuje to wprowadzanie fałszywych danych do ksiąg i dokumentacji firmy, niszczenie dokumentów bez upoważnienia, fałszowanie dokumentów, składanie fałszywych zeznań lub nagabywanie o fałszywe zeznania albo podejmowanie jakichkolwiek czynności mających na celu ukrycie, zatajenie lub zamaskowanie oszukańczej transakcji lub działania.

Często zadawane pytania

Myślę, że moja współpracownica zgłasza przepracowanie godzin, których w rzeczywistości nie przepracowała. Co mam zrobić?

Fałszywe zgłaszanie godzin, których pracownik nie przepracował, świadczy o nieuczciwości i jest poważnym problemem. Skutkuje ono również podwyższeniem kosztów firmy i stanowi postać kradzieży. Należy zgłosić te obawy, korzystając z jednej z wielu dostępnych opcji.

Thank you, your feedback has been sent!

Co mam zrobić, jeśli mój przełożony poprosi mnie o niezgłaszanie przepracowanych przeze mnie nadgodzin?

Przepisy prawa i zasady polityki firmy są w tej sprawie jasne. Należy dokładnie zgłaszać wszystkie przepracowane godziny, bez wyjątku. Należy również zgłosić zachowanie przełożonego, korzystając z jednej z wielu dostępnych opcji.

Thank you, your feedback has been sent!

Moim zadaniem jest sprawdzanie przyrządów pomiarowych na jednym z urządzeń podczas każdej zmiany. Wczoraj o tym zapomniałem. Odczyt jest prawie zawsze taki sam. Czy wolno mi uzupełnić wczorajszy odczyt dzisiejszymi danymi?

W żadnym wypadku. Wszystko, co robimy, opiera się na zgodnych z prawdą i precyzyjnych pomiarach oraz wiarygodnych danych. Należy postąpić uczciwie i zachowując pokorę, przyznać się do popełnienia błędu. Błędy mogą stać się szczególnie poważne, gdy pracownicy usiłują je ukrywać.

Thank you, your feedback has been sent!

Prośby o informacje ze strony osób trzecich

Aby zapewnić odpowiedni sposób postępowania, zewnętrzne zapytania należy kierować do odpowiedniego działu lub personelu.

Wszelkie zapytania instytucji państwowych należy kierować do działu prawnego lub odpowiednich specjalistów w firmie, takich jak pracownicy działu kadr, działu ds. ochrony środowiska oraz BHP
Wszelkie zapytania mediów informacyjnych lub branżowych, oczekujące odpowiedzi firmy, należy kierować do Biura ds. Rządowych i Publicznych, które wskaże odpowiedniego rzecznika.
Wszelkie zapytania na temat obecnych lub byłych pracowników należy kierować do lokalnego kierownika działu kadr.

Często zadawane pytania

Zadzwonił do mnie przedstawiciel agencji rządowej i zadał mi pytania na temat operacji i działalności firmy. Co mam zrobić?

Pracownik powinien uprzejmie powiadomić przedstawiciela, że firma jest zawsze otwarta na współpracę z rządem, a następnie umówić się na ponowny kontakt. Należy niezwłocznie skontaktować się z Działem prawnym w celu uzyskania wskazówek.

Thank you, your feedback has been sent!

Wróć

Następny Rozdział