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CAPITOLO 1

Fare domande, sollevare dubbi e ricevere istruzioni

Abbiamo una chiara responsabilità di porre domande e sollevare dubbi sul rispetto delle norme o su comportamenti etici e dobbiamo avere il coraggio il farlo. Se venite a conoscenza o avete il sospetto di una possibile violazione, avete la responsabilità di comunicare in buona fede questa informazione al vostro supervisore. Se per qualsiasi motivo vi sentite a disagio all’idea di segnalare problematiche al vostro supervisore, o se ritenete che il vostro supervisore non abbia affrontato una questione nel modo corretto, avete altre opzioni a disposizione. Se non siete sicuri della correttezza del vostro comportamento, chiedete assistenza a uno qualsiasi dei referenti disponibili.

“Il nostro processo di sfida dipende dalla volontà di impegnarsi con rispetto in una discussione aperta, onesta e obiettiva. Ognuno di noi deve mettere in discussione lo status quo e considerare con umiltà eventuali obiezioni alle nostre credenze, proposte e azioni. Ciò vale sia per chi mette in discussione sia per chi è messo in discussione.”

-Charles Koch

Referenti per fare domande, sollevare dubbi e ricevere istruzioni

Parlare chiaro è importante

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Modi per parlare chiaro:

  • Il vostro diretto supervisore
  • Qualsiasi membro della dirigenza
  • Qualsiasi responsabile delle Risorse umane, a livello locale o aziendale
  • Qualsiasi membro di Conformità ed Etica
  • Qualsiasi avvocato della divisione Legale
  • Contattare la GuideLine

Potete segnalare la vostra preoccupazione online visitando www.mykochguideline.com. I numeri verdi internazionali verranno visualizzati dopo aver selezionato la vostra azienda Koch e la posizione geografica, se preferite contattare la GuideLine per telefono. È inoltre possibile che vi siano poster con i numeri verdi internazionali della GuideLine affissi sul posto di lavoro.

La GuideLine è gestita in modo riservato da un soggetto terzo indipendente. È disponibile 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana, per rispondere alle vostre domande e chiarire i vostri dubbi (se volete e se ciò è permesso dalla legge locale, potete mantenere l’anonimato). Inoltre, offre un servizio in più lingue. Gli specialisti della GuideLine informeranno l’Ufficio Conformità ed Etica, il quale valuterà il da farsi e deciderà come intervenire.

La GuideLine gestisce in modo appropriato l’uso, la conservazione, il trasferimento, la divulgazione e la protezione delle informazioni personali che riceve, tra cui la raccolta e lo smaltimento in maniera responsabile e legale.

Domande frequenti

    Cosa devo fare se il mio supervisore mi chiede di agire in un modo che a mio parere viola il Codice o una politica aziendale, o potrebbe essere considerato illegale?

    Non fate mai nulla di illegale, indipendentemente dalla persona che ve lo chiede. Se ritenete che qualcuno vi abbia chiesto di fare qualcosa che viola il Codice o la politica aziendale, prima di agire dovete “fermarvi, pensare e chiedere”. Se la vostra preoccupazione non è stata adeguatamente affrontata, dovete segnalarlo a uno dei diversi referenti disponibili.

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    Politica di non ritorsione

    Ritorsioni, punizioni o molestie, contro un dipendente che abbia in buona fede posto una domanda o sollevato un dubbio sull’etica di un comportamento o sulle responsabilità in termini di conformità, sono contro la politica aziendale e, pertanto, vietate. Per “buona fede” non si intende che un dubbio segnalato debba effettivamente costituire una violazione, bensì che, quando segnalate un caso o chiedete un chiarimento, crediate che le informazioni che fornite siano complete e veritiere.

    Domande frequenti

      Potrei passare qualche guaio se chiamo la GuideLine o informo la dirigenza riguardo a un problema di etica e alla fine risulta che mi sono sbagliato?

      No. A patto che la preoccupazione da voi nutrita sia in buona fede, la nostra politica vieta qualsiasi ritorsione nei vostri confronti semplicemente per avere espresso questo dubbio. Qualsiasi forma di ritorsione è una violazione della nostra politica. Ci aspettiamo che esprimiate le vostre preoccupazioni e chiediate chiarimenti riguardo alle questioni di conformità ed etica servendovi dei diversi referenti a vostra disposizione.

      Tutti i dipendenti devono sempre comportarsi con rispetto e integrità, sia che siano autori di una segnalazione nei confronti di un collega o che siano essi stessi oggetto di una segnalazione. Se ritenete di essere vittima di ritorsioni, dovete rivolgervi a uno dei referenti disponibili.

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      Indagini interne sulle segnalazioni

      L’azienda si impegna a individuare e a correggere gli atti illeciti ovunque possano verificarsi. Tutte le preoccupazioni segnalate saranno valutate in tempi stretti e si determinerà per ciascuna il livello opportuno di indagine e di risposta. Tutti i dipendenti sono tenuti a collaborare senza riserve con le attività investigative. Ciò significa fornire sempre risposte veritiere, precise e complete, anche se tali risposte sono scomode o creano a loro volta ulteriori domande. Le indagini devono essere condotte da una risorsa idonea a indagare sul problema, in modo appropriato, considerando le necessità di indipendenza e imparzialità. La riservatezza sarà mantenuta per quanto possibile, compatibilmente con le nostre responsabilità legali ed etiche.

      Provvedimenti correttivi e azioni disciplinari nei confronti dei dipendenti

      Qualsiasi dipendente che violi la legge, il Codice o altre politiche, standard o regole di lavoro sarà soggetto a un’idonea azione disciplinare, fino al licenziamento, in base alle leggi in vigore e al contratto di lavoro, sia esso collettivo o individuale.

      Nello specifico, tale azione disciplinare dipenderà da una serie di fattori, fra i quali, in via non esaustiva:

      • La natura, la gravità e la frequenza della violazione;
      • Il grado di conoscenza e responsabilità nei riguardi della violazione e gli effetti di tale comportamento sugli altri individui, sia all’interno sia all’esterno dell’azienda;
      • Il livello di coinvolgimento diretto del dipendente;
      • La segnalazione volontaria da parte del dipendente della violazione commessa e la sua accettazione di responsabilità;
      • Il curriculum del dipendente, inclusi i fattori legati al suo rendimento.

      Prendere decisioni con integrità

      Non sempre è facile determinare il comportamento etico o “giusto” da adottare in una particolare situazione di lavoro. Talvolta l’esito è espresso chiaramente da una legge o da una politica, ma spesso è necessario interpretare la situazione al fine di scegliere una condotta che sia equa e sensata.

      Pensare a una situazione da soli può non portare a un processo decisionale della stessa qualità di quando cerchiamo l’aiuto delle conoscenze di altri. Il coinvolgimento nel processo decisionale di altre risorse esperte aumenta la probabilità di considerare tutti i fatti e le alternative.

      Quando prendete una decisione, chiedetevi:

      • Ci sono altre risorse che potrebbero contribuire?
      • È in linea con questo Codice e con i nostri Valori? 
      • È la cosa giusta da fare?

      Avete a disposizione delle risorse che possono aiutarvi a risolvere una questione. Potete chiedere al vostro supervisore, a qualsiasi membro della dirigenza, a qualsiasi responsabile per le risorse umane, a livello locale o societario, a qualsiasi referente per la conformità e l’etica, o qualsiasi avvocato presso la Direzione legale.

      Domande frequenti

        Come faccio a sapere quando ho bisogno di aiuto?

        Ricordate di “fermarvi, pensare e chiedere”. Fattori da prendere in considerazione: Le vostre azioni vi fanno sentire a disagio? Le informazioni a vostra disposizione sono esatte e aggiornate? Le vostre azioni sono razionali? Vi state dicendo: “Tanto lo fanno tutti”? Gli altri come considererebbero le vostre azioni?

        Se provate un senso di disagio dovete fermarvi, fare un passo indietro, ripensare a quello che state facendo, chiedere dei consigli e, se è il caso, riorientare le vostre azioni in modo da essere sicuri che stiate facendo la cosa giusta.

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        Sistema di gestione dei rischi a sette elementi

        L’azienda ha messo in atto dei programmi sistematici per contribuire a garantire la legalità e l’integrità delle attività lavorative.

         

        I programmi di norma vertono sui seguenti argomenti:

        1. Leadership e impegno della dirigenza

        2. Responsabilità dei dipendenti

        3. Conformità e valutazione dei rischi

        4. Conformità e gestione dei rischi

        5. Comunicazioni e formazione

        6. Gestione dei cambiamenti

        7. Miglioramento continuo

        Ci possono essere anche specifici standard, politiche, procedure, pratiche, linee guida, regole di lavoro e altri strumenti in vigore nelle aziende Koch che disciplinano il vostro comportamento e particolari tipi di attività. Se avete domande, rivolgetevi al vostro supervisore o al vostro referente per la conformità e l’etica per ulteriori informazioni riguardo ai sistemi di gestione del rischio e ad altri programmi o strumenti implementati nella vostra azienda.

        Controllo e consulenza

        L’azienda si impegna a garantire in modo proattivo la conformità alla legge, ai nostri Valori, al Codice, agli standard, alle politiche, alle procedure, alle pratiche, alle linee guida e alle regole di lavoro. I controlli e le valutazioni permettono di verificare la conformità, migliorare la gestione globale dei rischi, identificare le opportunità di miglioramento ed educare i dipendenti. Tutti noi dobbiamo offrire la nostra piena collaborazione alle attività di controllo e adottare gli opportuni provvedimenti correttivi. Siamo tenuti a fornire risposte precise e complete, anche se queste risposte non ci fanno sentire a nostro agio o creano a loro volta ulteriori domande.

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