CAPITOLO 6

Interazioni con il Governo

Abbiamo l’obbligo di conoscere le leggi vigenti e gli standard etici del governo con cui interagiamo. Tali leggi e standard possono essere più severi di quelli applicati ai nostri clienti e fornitori non governativi. In generale queste leggi intendono garantire comunicazioni al governo tempestive, complete e accurate e una condotta etica nelle interazioni con il governo.

Tutte le comunicazioni e informazioni fornite a un governo devono essere accurate, tempestive e complete. Non presentate mai false dichiarazioni, errori od omissioni di fatti materiali, ed evitate anche solo l’apparenza di irregolarità quando si tratta di enti governativi o dei loro funzionari, dipendenti o collaboratori. L’erogazione di pagamenti o di qualsiasi cosa di valore a un organo o a un funzionario governativo per qualsiasi scopo deve essere registrata secondo le politiche e le prassi aziendali. Ciò vale per i pagamenti direttamente erogati dall’azienda e anche per i pagamenti erogati a nome dell’azienda da parte di un agente o un rappresentante.

Le violazioni di questi obblighi possono comportare responsabilità penali e/o civili per l’azienda e per le persone fisiche.

“Crediamo che le comunità e i governi siano più propensi a consentire la crescita e lo sviluppo delle aziende quando queste sono all’avanguardia nella salvaguardia di ambiente, salute e sicurezza e nella conformità alle normative. Tutti traggono un beneficio quando l’attuazione della Principled Entrepreneurship™ crea nuovi e migliori posti di lavoro”."

-Charles Koch

Interazioni con il Governo

Nella definizione molto ampia di “governo” rientrano fra l’altro:

Funzionari o enti facilmente identificabili con le istituzioni, per esempio membri di assemblee legislative, della magistratura, delle autorità esecutive o amministrative o altre eminenti figure politiche a carica elettiva o di nomina e il relativo personale;
I comuni e i loro operatori per i servizi di emergenza, come le forze dell’ordine, i vigili del fuoco e i servizi medici di emergenza;
In alcune circostanze, i familiari di dipendenti governativi;
Agenti non governativi che agiscono a nome di enti governativi;
Ditte che operano a nome di un ente governativo o in seguito a un contratto di appalto;
Ospedali, università o enti di ricerca a finanziamento pubblico.
Organi amministrativi inclusi funzionari e dipendenti di società di proprietà statale o controllate dallo stato.

La legge può considerare le interazioni con dipendenti di aziende statali come interazioni con il governo, anche se tali aziende vengono gestite come società a capitale privato o i dipendenti non si ritengono impiegati statali.

Comunicazioni e informazioni da presentare al governo

Le comunicazioni e le informazioni da presentare al governo possono includere dichiarazioni verbali o scritte rese a funzionari governativi o altri verbali o dichiarazioni scritte che vengono redatte su richiesta del governo.

Se voi, un agente o rappresentante dell’azienda avete interazioni con un ente governativo o i suoi rappresentanti:

Assicuratevi che tutti i documenti e i verbali siano accurati, tempestivi e completi. Ciò vale anche per tutti gli eventuali documenti di supporto che possono essere richiesti;

Comunicate immediatamente al vostro supervisore eventuali dichiarazioni non corrette, incomprensioni, omissioni sostanziali o qualsiasi altro errore, intenzionale o involontario, in modo che la questione possa essere risolta in base alle leggi e alla politica dell’azienda.

Per poter rappresentare l’azienda nelle comunicazioni e nella presentazione di informazioni al governo dovete essere autorizzati dalla dirigenza competente. Se non siete specificamente autorizzati a presentare informazioni a un governo, non siete legittimati a intervenire in tal senso.

Le comunicazioni e le informazioni da presentare al governo possono comprendere:

Assunzione di impegni verso il governo a nome dell’azienda;
Certificazioni di conformità a leggi e regolamenti;
Richieste di permessi, attività o altre condizioni di lavoro non ancora prescritte dalla legge.

Contratti governativi

I contratti e i rapporti commerciali in essere con entità governative sono sostanzialmente diversi da quelli in essere con altre entità. Nei contratti commerciali le parti contraenti godono, entro certi limiti, del potere di regolare le proprie condizioni e i propri termini e mezzi di ricorso. Questo non avviene nel caso di contratti stipulati fra un governo e un privato. Le condizioni, i termini e i mezzi di ricorso di un contratto governativo sono in gran parte stabiliti dalla legge.

Per questo motivo, solo determinati individui all’interno dell’azienda sono autorizzati a negoziare o a stipulare un contratto con un ente governativo.

È illegale rilasciare dichiarazioni non veritiere o affermazioni infondate a funzionari governativi, agire in collusione nelle gare d’asta o richiedere pagamenti per lavori non svolti. È anche possibile che esistano ulteriori obblighi di presentazione di documenti o certificazioni definiti per legge e non enunciati nei termini del contratto. Oltre a ciò, in caso di subappalto è necessario prestare la massima attenzione per individuare disposizioni o termini e condizioni che potrebbero derivare all’azienda dal contratto stipulato fra il governo e l’appaltatore principale. È inoltre illegale offrire regalie o incentivi come la promessa di un posto di lavoro, viaggi o perfino pasti a funzionari governativi, quando tale offerta potrebbe influenzarli nello svolgimento dei loro doveri o comunque essere intesa in tal senso.

Se avete motivo di credere che un dipendente abbia adottato uno qualsiasi dei comportamenti sopra descritti o abbia comunque violato i termini di un contratto governativo, rivolgetevi al vostro supervisore, a un referente per la conformità e l’etica, alla Direzione legale o alla GuideLine.

Coinvolgimento politico

L’azienda ci incoraggia ad esercitare ogni nostro diritto di voto e di partecipazione alla vita politica. Se siete coinvolti in politica, dovete assicurarvi di esprimere le vostre idee a titolo personale e non come rappresentanti dell’azienda. In generale, il coinvolgimento in attività o donazioni politiche personali deve essere limitato al tempo libero e fatto a vostre spese e senza utilizzare forniture né strutture dell’azienda. È vietato il rimborso da parte dell’azienda di un contributo politico personale di un dipendente.

Come qualsiasi cittadino responsabile, anche l’azienda può partecipare alla vita politica. La partecipazione politica aziendale è tuttavia estremamente regolamentata e complessa. Pertanto l’uso di risorse aziendali o l’erogazione di fondi aziendali a favore di un qualsiasi partito, candidato o per una campagna politica può avvenire solo se consentito dalla legge e preventivamente approvato da un referente per la conformità e l’etica, dall’Ufficio Government & Public Affairs e dalla Direzione legale dell’azienda. Questo include le visite a sedi aziendali da parte dei candidati a una carica pubblica.

Domande frequenti

Un mio amico si è candidato alle elezioni locali e mi piacerebbe aiutarlo nella campagna elettorale. Non ci sono problemi, vero?

Certo. L’appoggio politico è un fatto privato. Assicuratevi però di non utilizzare risorse dell’azienda, come attrezzature o forniture d’ufficio, le vostre ore lavorative o il nome dell’azienda per promuovere la campagna elettorale.