CAPITOLO 7

Condurre attività commerciali nel rispetto della legge e con integrità

Questo Codice affronta alcune delle principali aree legislative che regolano le nostre attività commerciali, ma non intende trattare tutte le leggi che possono disciplinare le nostre attività, né fornire necessariamente una guida completa degli argomenti giuridici affrontati. Dovete sempre essere certi di aver compreso le leggi e le disposizioni aziendali che si riferiscono alle mansioni che svolgete.

“Il nostro obiettivo è contribuire alla realizzazione di una società in cui tutti abbiano l’opportunità di realizzare il proprio potenziale. Ciò richiede una società basata su parità di diritti e benefici reciproci, in cui le persone possono avere successo aiutando gli altri a migliorare la propria vita”.

-Charles Koch

Anticorruzione e corruzione commerciale

La maggior parte dei Paesi in cui operiamo ha emanato severe leggi e regolamenti anticorruzione e aderisce a convenzioni internazionali anticorruzione. È politica della società ottemperare pienamente all’United States Foreign Corrupt Practices Act, l’United Kingdom Bribery Act, il Brazilian Clean Companies Act e a tutte le altre leggi anticorruzione applicabili. Queste leggi proibiscono in generale di sollecitare, accettare, offrire, fornire o approvare l’elargizione di qualsiasi cosa di valore a chiunque, sia funzionari governativi sia partner commerciali o loro familiari stretti, al fine di ottenere o mantenere affari in modo indebito, o di guadagnare un vantaggio improprio, o di influenzare una persona in modo improprio nell’esercizio delle sue funzioni, o per incentivare tale comportamento.

Queste leggi si applicano all’azienda e ai suoi dipendenti, ma in determinate circostanze possiamo risultare responsabili anche degli atti compiuti dai nostri agenti e rappresentanti.

Pagamenti di agevolazioni

I pagamenti di agevolazioni sono vietati, salvo in circostanze di emergenza. Si parla di circostanze di emergenza solo quando c’è una ragionevole convinzione che ci sia pericolo imminente di gravi danni fisici e nessun’altra alternativa prudente è disponibile, o che sia un mezzo necessario per garantire i servizi governativi in risposta a un’emergenza di sicurezza. Inoltre, i

pagamenti di agevolazioni sono spesso illegali in base alla legge locale applicabile e possono comportare rischi legali significativi.

Di conseguenza:

Non offrite, non promettete, non erogate e non approvate mai pagamenti non autorizzati (in denaro contante o in altra forma) a funzionari governativi esteri;
Non istigate mai un funzionario governativo a commettere un illecito;
Non costituite mai fondi non dichiarati per nessun motivo;
Non emettete mai un pagamento senza una precisa documentazione;
Non registrate mai una falsa voce nei record finanziari o contabili dell’azienda;
Non istigate mai nessuno a violare queste norme né a sorvolare in caso di violazione;
Non intrattenete mai rapporti di affari con agenti, partner commerciali, distributori, consulenti o altri rappresentanti, che potrebbero trattare con funzionari governativi esteri o dipendenti di imprese statali a nome dell’azienda, senza condurre una verifica adeguata e richiedere la documentazione opportuna prima dell’incarico. Dovete assicurarvi che tali individui abbiano compreso le aspettative dell’azienda riguardo a un loro comportamento etico e conforme a queste leggi.

Se venite a conoscenza di un pagamento effettuato o richiesto che potrebbe essere in violazione delle leggi anticorruzione di qualsiasi Paese, segnalate immediatamente le vostre preoccupazioni mediante uno dei diversi referenti disponibili.

Possono essere applicabili ulteriori disposizioni, come descritto nella sezione del presente Codice relativa a omaggi, regalie e intrattenimenti.

worker in hard hat and safety goggles smiling at camera

Domande frequenti

Sto facendo colloqui a candidati per una posizione disponibile in Cina. Un dirigente presso lo stabilimento ha raccomandato di assumere una certa persona. Mi ha indicato che questa persona apporterebbe valore aggiunto alla società, perché è il figlio maggiorenne di un funzionario di alto rango del governo cinese. Dovrei preoccuparmi?

Sì. L’assunzione di questa persona potrebbe essere considerata come una forma di corruzione e violazione delle leggi anticorruzione, che vietano di offrire o fornire qualsiasi cosa di valore, direttamente o indirettamente, a un funzionario governativo estero al fine di ottenere o mantenere affari, o per qualsiasi scopo improprio. Segnalate immediatamente la vostra preoccupazione servendovi di una delle diverse opzioni disponibili.

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Sono stato autorizzato ad assumere un consulente per assistermi nella stipula di un contratto con una società estera a capitale statale. Costui mi ha chiesto un anticipo di 40.000 USD, dicendomi che questi soldi servirebbero per “facilitare le cose”. Dato che non sappiamo dove andrà veramente a finire questo denaro, dobbiamo preoccuparci?

Certamente. L’azienda esige che prendiate dei provvedimenti per cercare di garantire che questo denaro non venga utilizzato come tangente o per altri scopi impropri. Dovete chiedere consigli alla Direzione legale

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Supponiamo di avere una partita di merce bloccata presso un deposito doganale all’estero e che il nostro agente doganale ci suggerisca di pagare 250 USD a un funzionario della dogana per velocizzare la procedura. Possiamo seguire il suo consiglio?

No, è molto probabile che il pagamento sia illegale ai sensi della legge locale e delle leggi degli Stati Uniti. È necessario informare la Direzione legale quando vengono suggeriti tali pagamenti e prima di rispondere o di intraprendere qualsiasi azione di risposta.

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Leggi antitrust e a tutela della concorrenza

Il nostro quadro di riferimento fondamentale basato su principi sostiene fortemente i mercati liberi. L’azienda ritiene che la libera concorrenza nel mercato sia vantaggiosa per tutti noi in quanto consumatori. Le leggi antitrust e sulla concorrenza esistono per tutelare una concorrenza libera e leale. Abbiamo successo economicamente perché agiamo in concorrenza sul mercato, fornendo ai clienti un valore eccezionale in cambio del loro denaro.

Le leggi antitrust disciplinano inoltre gli accordi che potrebbero limitare le pratiche di assunzione. Non è lecito accordarsi per non assumere dipendenti provenienti da altre organizzazioni, a meno che tale accordo non venga stipulato con un fornitore di servizi secondo termini già vagliati dalla Direzione legale.

In generale, è illegale per le aziende concorrenti formare accordi che portino a un’ingiustificata restrizione del commercio. Pertanto, i dipendenti non devono mai giungere ad accordi con la concorrenza in materia di:

Determinazione dei prezzi o di altre condizioni di vendita o di acquisto;
Assegnazione o spartizione di clienti o mercati;
Limitazione di prodotti o servizi;
Gare d’asta o richieste di appalti;
Boicottaggio di clienti o fornitori.

Non sempre è necessario che un’azione sia messa per iscritto o addirittura espressa a parole per essere considerata come un accordo a fini antitrust. In alcuni casi, anche interventi non verbali possono rappresentare un accordo, come tacere quando si discutono argomenti non appropriati fra due aziende concorrenti.

Altri tipi di condotta che possono essere illegali in alcuni casi e che richiedono una preventiva analisi da parte della Direzione legale sono:

Contratti per fabbisogno totale;
Accordi sulla definizione di retribuzioni, benefit o stipendi;
Accordi di fornitura in esclusiva;
Imposizione di vincoli o accordi di bundling su prodotti e servizi diversi;
Imposizione di prezzi diversi a clienti in posizioni simili per gli stessi prodotti in momenti simili e per volumi simili;
Accordi di non concorrenza e non sollecitazione;
Sollecitare direttamente informazioni sulla retribuzione dai datori di lavoro concorrenti.

Non discutete mai con la concorrenza su prezzi, vendite o altri sconti, sulla ripartizione del mercato o su altre questioni commerciali oggetto di competizione delle parti. In situazioni in cui i contatti con la concorrenza sono inevitabili, ad esempio nelle associazioni di categoria, limitare le conversazioni ad argomenti consentiti. Prima di partecipare a eventi in cui è prevista la partecipazione della concorrenza, accertarsi di conoscere bene le leggi antitrust. Siate sempre pronti ad esprimere le vostre obiezioni e ad abbandonare un incontro o un dibattito se si comincia a parlare di argomenti non leciti.

Le leggi antitrust e a tutela della concorrenza sono applicate con rigore. Consultate immediatamente la Direzione legale se ritenete che un dipendente abbia avuto contatti non appropriati con un’azienda concorrente o se un’azienda concorrente ha avanzato una proposta inappropriata ai sensi delle leggi sulla concorrenza.

Domande frequenti

Quando mettiamo a punto una strategia di marketing è utile ottenere il maggior numero di informazioni possibile su quello che sta facendo la concorrenza. È lecito chiamare semplicemente le aziende concorrenti per chiedere il listino prezzi o informazioni sui loro costi di produzione?

No. Le “informazioni sulla concorrenza” devono essere reperite sul mercato, per esempio da clienti, fornitori e fonti pubbliche, e non dalle aziende concorrenti. Qualsiasi studio di “benchmarking” in cui si raccolgano o si diano informazioni a un concorrente orizzontale (incluso un datore di lavoro concorrente) deve essere autorizzato dalla Direzione legale. Ciò vale indipendentemente dal fatto che lo studio sia condotto all’interno dell’azienda o tramite terzi.

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Le aziende concorrenti sono spesso anche clienti o fornitori. Quale tipo di discussioni con i concorrenti è opportuno avviare in un contesto di compravendita?

Discussioni genuine fra venditori e acquirenti sono appropriate. Per esempio, potete fornire a un concorrente, che è un potenziale cliente di un prodotto, informazioni riguardanti quel prodotto. Fate in modo di limitare le discussioni con un concorrente ai prodotti e servizi oggetto della compravendita. Se possibile, limitate il numero di partecipanti alla discussione; per es., gli addetti alle vendite non dovrebbero partecipare alle discussioni sugli acquisti. Non si deve parlare di prezzi di rivendita, margini o identificare chi di voi venderà a determinati clienti. È consigliabile consultarsi con la Direzione legale prima di avviare i contatti con clienti o fornitori che sono anche concorrenti dell’azienda. Inoltre, consultate la Direzione legale prima di condividere informazioni riguardanti o provenienti dal vostro cliente o fornitore con un’altra azienda Koch concorrente di quel cliente o fornitore.

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Un concorrente mi dice che “ci stiamo facendo una guerra feroce, cercando di togliere l’un l’altro i clienti di lunga data giocando al ribasso”. Suggerisce che entrambe le aziende se la caveranno meglio se resteranno con i propri clienti. Secondo me ha ragione. Cosa dovrei rispondere?

Non dovete accettare accordi o intese con la concorrenza che riguardano l’assegnazione di clienti, territori o linee di prodotti. Accordi di questo tipo, come gli accordi sulla determinazione dei prezzi, possono comportare responsabilità penali. Perfino il suggerire a un concorrente di stabilire un prezzo o assegnare un cliente può dar luogo a un’indagine penale. Qualsiasi offerta di partecipare a tali accordi deve essere rifiutata immediatamente e in modo chiaro. Rivolgetevi immediatamente alla Direzione legale per informarla della richiesta avanzata dal concorrente.

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La prossima settimana parteciperò alla riunione di un’associazione di categoria, dove è probabile che incontri delle aziende concorrenti. Se le discussioni cominciano a vertere sullo stato del mercato e sulle previsioni dei prezzi, è giusto che partecipi anch’io?

Se durante una riunione di un’associazione di categoria fra aziende concorrenti si discute di capacità, forniture o prezzi, attuali o futuri, non prendete parte al dibattito e allontanatevi. Esprimete a chiare lettere il vostro dissenso verso simili discussioni, abbandonate la riunione se tali discussioni continuano nonostante il vostro intervento e informate dell’accaduto la Direzione legale. Possono esserci dei casi, in occasione di fiere commerciali più ampie, in cui a terzi indipendenti, nella loro veste di consulenti o analisti, venga permesso di trattare questi argomenti, a condizione che lo facciano a titolo personale e non a nome di un’azienda concorrente. La vostra azienda Koch potrebbe avere requisiti, ad esempio di formazione o pre-approvazione, che precedono la partecipazione ad una riunione di un’associazione di categoria. Contattate il vostro referente per la conformità e l’etica o la Direzione legale se non siete sicuri di quali siano le disposizioni della vostra azienda Koch.

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Cosa fare se l’associazione di categoria a cui apparteniamo intende raccogliere delle informazioni storiche sui soci. Possiamo partecipare?

La raccolta di dati storici da parte delle associazioni di categoria deve avvenire in modi leciti. Rivolgetevi alla Direzione legale per sapere come procedere prima di fornire dati commerciali dell’azienda a un’associazione.

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Un mio vicino è proprietario di una piccola impresa nella stessa città in cui lavoro come dirigente di uno stabilimento. Ieri sera, durante una festa fra vicini, ha commentato che il costo dei dipendenti di primo livello nella nostra città è senza controllo e mi ha chiesto un accordo per fissare lo stesso tetto retributivo per i nuovi dipendenti. Possiamo fare una cosa del genere?

No. Esattamente come non è possibile determinare i prezzi di vendita non è neanche possibile fissare i prezzi delle merci o dei servizi che acquistiamo con coloro che acquistano merci o servizi simili. Salari, stipendi e benefit sono tutti considerati parte del prezzo di acquisto complessivo per la forza lavoro.

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Ho ricevuto un’e-mail da una rivista di settore che mi chiedeva di inviare lo storico dei dati di vendita per il mio stabilimento. È accettabile che io fornisca tali informazioni?

Informazioni concorrenziali, attuali future o storiche, come prezzi, ricavi, costi, capacità, vendite o inattività, devono essere approvate preventivamente dalla Direzione legale. Nessuna comunicazione relativa a prezzi o capacità di produzione futuri sarà approvata in quanto ridurrebbe la concorrenza, se gli altri produttori avessero accesso ai nostri piani di mercato futuri.

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Incentivi

Commissioni, riduzioni, sconti, crediti e abbuoni in fatto di vendite sono incentivi abituali, ma è necessario prestare molta attenzione per evitare pagamenti illegali o non etici e assicurare il rispetto delle varie normative in materia tributaria e monetaria. Questi incentivi devono avere un valore ragionevole, essere giustificati dal punto di vista concorrenziale, adeguatamente documentati ed erogati alla stessa entità commerciale che ha contratto l’accordo di vendita o ha emesso la fattura. Non devono essere eseguiti a favore di singoli funzionari, dipendenti o agenti dell’entità commerciale, né ad altre entità commerciali ad essa collegate e devono essere eseguiti solo nel Paese che coincide con la sede in cui opera l’entità.

Analogamente, il pagamento di commissioni relative all’acquisto di beni e servizi da parte dell’azienda deve essere erogato esclusivamente al venditore o al fornitore avente sede nel Paese in cui l’azienda opera, o nel Paese in cui viene consegnato il bene o reso il servizio.

Marketing e pubblicità

Molte delle giurisdizioni in cui opera la nostra azienda hanno in essere leggi e normative in materia di marketing, pubblicità e altri materiali promozionali e sui metodi per utilizzare tali materiali per la promozione della vendita di beni e servizi. Questi materiali e metodi vengono collettivamente definiti come “attività promozionali”. Tali leggi in genere si riferiscono alla veridicità e all’accuratezza delle rappresentazioni rese al pubblico dei prodotti e dei servizi forniti dall’azienda. Possono riguardare anche pratiche di dichiarazione comparativa con prodotti e servizi di aziende concorrenti, pratiche ingannevoli, standard di decenza e disposizioni per la tutela della privacy degli individui e dei dati personali. Le leggi e le procedure di regolamentazione coprono un’ampia gamma di rappresentazioni di qualsiasi formato: visivo, stampato, scritto, audio o elettronico.

Dovete assicurarvi che queste attività promozionali siano gestite in conformità alle leggi in vigore e che non contengano:

Dichiarazioni false, fuorvianti o esagerate, sia visive che verbali;
Dichiarazioni non esatte da parte di testimonial che non rispecchiano la reale opinione delle persone coinvolte;
Confronti che screditano ingiustamente un prodotto o un servizio della concorrenza;
Materiali che potrebbero essere considerati offensivi per il potenziale pubblico.

Dovete altresì assicurarvi che le dichiarazioni sulle prestazioni o di altro genere relative ai prodotti, presenti nelle attività promozionali, siano approvate, adeguatamente corroborate e documentate prima che vengano pubblicate all’esterno dell’azienda. Come sempre, è necessario proteggere la proprietà intellettuale della nostra azienda e rispettare i diritti della proprietà intellettuale altrui.

Antiriciclaggio di denaro

Per riciclaggio di denaro si intende un processo mediante il quale i proventi di attività illegali vengono trasferiti in imprese legali e nei sistemi bancari internazionali in modo da occultarne l’origine illecita. Sono obbligatori controlli antiriciclaggio interni per garantire che le operazioni finanziarie provengano da fonte legittima e non siano coinvolte in attività illecite.

L’obiettivo dei nostri controlli interni antiriciclaggio è assicurare che i pagamenti ricevuti dall’azienda provengano dai conti bancari dei nostri clienti o dai conti bancari delle parti correlate alla transazione e non siano altrimenti sospetti.

Le operazioni che appaiono non ordinarie, per esempio i pagamenti provenienti da fonti sconosciute o su conti anonimi, i pagamenti in contanti, condizioni di pagamento inusuali, richieste di pagamenti a un conto non collegato con intestazione diversa o in un Paese diverso, richieste di modifica dell’ultimo minuto urgenti e non spiegate o utilizzo di un conto bancario al di fuori della sede legale dell’azienda sono tutti segnali di allarme che devono essere risolti prima di accettare i fondi.

Dobbiamo verificare l’origine dei fondi e sottoporre a screening la fonte identificata per garantire che la transazione sia legittima. Per questo può essere necessario ottenere delle informazioni preliminari, particolarmente riguardo alla fonte di reddito, al livello di attività previsto e alle ragioni di questa attività.

Leggi doganali

Le leggi doganali richiedono all’azienda di determinare con correttezza la classificazione, il valore e il Paese di origine di tutte le sue importazioni. Queste leggi si applicano agli scambi intraziendali così come alle transazioni con terzi. Come importatore dobbiamo essere in grado di dimostrare attraverso una tracciabilità documentata e verificabile, che l’azienda ha esercitato una ragionevole cura per garantire che le importazioni siano conformi alle leggi in vigore. Ciò richiede, come minimo, la comunicazione di informazioni accurate e complete per quanto riguarda qualsiasi bene importato, la sua classificazione tariffaria, il Paese di origine e il valore doganale. Gli obblighi normativi possono essere diversi in base ai fatti e alle circostanze di ciascuna transazione. Praticamente tutti i Paesi in cui operiamo prevedono tali disposizioni.

Controlli sulle esportazioni e sanzioni commerciali

Molti Paesi, Stati Uniti inclusi, esercitano dei controlli sulle esportazioni e prevedono delle sanzioni commerciali che restringono le attività economiche con determinati Paesi, persone fisiche e giuridiche, e limitano l’esportazione o la riesportazione di specifici tipi di beni e tecnologie. I motivi di ciò possono essere legati alla sicurezza nazionale, alla non proliferazione, all’applicazione di leggi antidroga o più genericamente alla politica estera. Gli obblighi normativi possono essere diversi in base ai fatti e alle circostanze di ciascuna transazione. Determinate leggi statunitensi vietano o limitano a persone fisiche e giuridiche statunitensi (in alcuni casi anche alle loro controllate estere) rapporti d’affari con Paesi e persone fisiche o giuridiche soggetti a sanzioni.

Tutte le controparti di una transazione devono essere controllate per assicurare il rispetto di queste leggi.

Operazioni su commodity e derivati

Le operazioni su commodity e derivati sono definite come l’acquisto o la vendita di beni fisici (commodity) o derivati su commodity, tra cui futures, swap e opzioni. Tali operazioni sono sempre più soggette a complesse normative locali, anche nel caso di alcune forniture fisiche. Una singola operazione che coinvolge controparti o attività in alcune giurisdizioni può sottoporre l’azienda alla normativa locale. La due diligence pre-transazione è quindi fondamentale per mantenere la conformità.

La segnalazione di prezzi a qualunque soggetto esterno per operazioni su commodity e derivati è regolamentata sia dalle leggi sulle commodity e dalle norme antitrust, sia dagli standard aziendali. Non potete riferire i prezzi a qualsiasi soggetto esterno a meno che non abbiate ricevuto la formazione o l’orientamento del caso e vi siano stati conferiti poteri specifici per farlo.

Leggi antiboicottaggio

La nostra azienda opera in molti Paesi. Alcuni di questi Paesi partecipano al boicottaggio internazionale di altri Paesi, pratica che gli Stati Uniti non sostengono. In tali situazioni, in particolar modo per quanto riguarda il boicottaggio di Israele da parte della Lega araba, gli Stati Uniti vietano ai soggetti statunitensi la partecipazione a tali boicottaggi e impongono sanzioni fiscali ai soggetti statunitensi le cui controllate estere partecipino a tali boicottaggi.

Tali leggi e regolamenti sono estremamente complessi e di natura tecnica e richiedono che i dipendenti riesaminino tutti i documenti commerciali per assicurarsi che non contengano alcuna richiesta di partecipare a un boicottaggio non autorizzato dal governo degli Stati Uniti, in particolare che coinvolga lo Stato di Israele o cittadini israeliani. I documenti commerciali, come le lettere di credito, i contratti di noleggio di navi, gli ordini di acquisto e le condizioni generali, potrebbero contenere richieste di boicottaggio soggette a tale divieto. L’azienda può avere l’obbligo di denunciare qualsiasi attività di boicottaggio al governo degli Stati Uniti. Tutti i dipendenti devono immediatamente informare la Direzione legale ogniqualvolta sia loro richiesto di aderire a irregolari attività di boicottaggio.

Domande frequenti

Posso fornire un certificato di origine, richiesto da un cliente negli Emirati Arabi Uniti, a conferma che nessuno dei componenti presenti nei prodotti che forniremo loro proviene da Israele?

Se fornite un tale documento, che viene definito come “certificazione negativa”, potreste violare le leggi antiboicottaggio statunitensi. Una richiesta di questo tipo deve essere denunciata al governo federale degli Stati Uniti. Le leggi antiboicottaggio sono molto complesse. Se ricevete richieste di questo tipo dovete consultare la Direzione legale.

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