Domande frequenti

Usate il buon senso quando utilizzate l’attrezzatura aziendale. A seconda delle circostanze, un uso trascurabile e sporadico dei beni aziendali a fini personali può essere ritenuto accettabile. Se volete dei chiarimenti su situazioni di questo tipo, parlatene con il vostro supervisore.

Sì. Un uso a fini personali che sia breve, sporadico e appropriato è accettabile.

L’uso personale limitato degli strumenti di comunicazione da parte dei dipendenti è accettabile, a patto che non comporti costi esorbitanti o non autorizzati, come telefonate interurbane o addebiti per altri servizi.

Valutate attentamente se sia davvero necessario conservare e trasportare dati personali su qualsiasi dispositivo mobile. Se è necessario per poter svolgere le vostre mansioni, limitate la quantità di dati personali che trasportate e assicuratevi di adottare le misure di sicurezza di tecnologia informatica fornite dall’azienda, come la crittografia.

Lo smarrimento o il furto di qualsiasi dispositivo mobile, per esempio un computer portatile o uno smartphone, che contiene o ha la possibilità di accedere ad informazioni relative alle attività aziendali, deve essere segnalato alle risorse appropriate della vostra azienda Koch.  

No. Una carta di credito aziendale non può essere utilizzata per spese personali.

Dovete segnalare la vostra preoccupazione a uno dei referenti disponibili, in modo che questa situazione venga esaminata.

La mia supervisore mi ha dato una fattura e mi ha chiesto di addebitarla sulla mia carta di credito aziendale e quindi inoltrarla a lei per l’autorizzazione e il pagamento. Devo saldare la fattura?

No. Ciascun dipendente è responsabile delle spese in cui incorre. In questo caso la vostra supervisore, che è in grado di certificare la spesa, è responsabile dell’addebito e, anche se la somma rientra nella sua sfera di autorizzazione, dovrà presentare tale addebito al proprio supervisore affinché possa essere approvato.

Fotografare beni aziendali è consentito solo quando approvato dal responsabile della business unit o dal dirigente del sito locale. Le fotografie non autorizzate di beni aziendali potrebbero essere un segno che tali beni sono sotto sorveglianza e l’attività deve essere considerata sospetta. Inoltre, queste fotografie potrebbero causare una perdita di proprietà intellettuale. Se notate questa attività, segnalate immediatamente la cosa alla sicurezza o a un membro della dirigenza.

La perdita di un computer portatile o di qualsiasi altro dispositivo di comunicazione portatile non solo provoca la perdita di un bene, ma può anche portare a una perdita di informazioni riservate o dati personali. Dovete portare il portatile dentro casa vostra per assicurarvi di conservarlo al sicuro. Se dovete fare fermate prima di arrivare a casa, riponete con discrezione il portatile o qualsiasi altro bene aziendale in modo che non sia visibile nel veicolo.

Prima della visita, chiedete al vostro ospite una copia degli eventuali accordi che potreste dover firmare per l’accesso al sito. Questo può aiutare a evitare sorprese quando arriverete sul posto. Molti siti richiedono ai visitatori di firmare per l’ingresso e possono talvolta richiedere la firma di un accordo di riservatezza per entrare nel sito. Potete firmare il registro dei visitatori o l’accordo di riservatezza se questo non vincola voi o l’azienda al di là delle nostre aspettative, espresse in questo Codice, a rispettare i diritti di proprietà intellettuale altrui. Gli accordi che possono costituire un ulteriore vincolo per l’azienda devono essere esaminati dalla Direzione legale dell’azienda. È meglio assicurarsi che gli accordi necessari vengano sottoscritti anticipatamente. In caso contrario, se non siete in grado di soddisfare i requisiti del sito, potrebbe essere necessario rinunciare alla visita o interrompere l’incontro finché non sia possibile sottoscrivere un accordo accettabile.

È possibile. Gran parte delle informazioni da noi prodotte, utilizzate o controllate mentre lavoriamo per l’azienda sono informazioni riservate e proprietarie. Alcune di queste informazioni sono pubbliche e possono essere usate altrove, o può essere appropriato utilizzarle a fini educativi; tuttavia, non dobbiamo mai partire dal presupposto che qualsiasi informazione aziendale sia di fatto pubblica. Chiedete al vostro supervisore prima di utilizzare informazioni aziendali per qualsiasi scopo al di fuori delle mansioni da voi svolte all’interno dell’azienda.

Se ritenete che le informazioni oggetto della discussione siano sensibili o riservate, avvisate rispettosamente i colleghi che esiste la possibilità di essere ascoltati da estranei. Tutti i dipendenti hanno la responsabilità di evitare la divulgazione pubblica di informazioni riservate e proprietarie.

Per prima cosa, mettete al sicuro le informazioni, quindi cercate di individuare il probabile proprietario di questi documenti e restituiteglieli. Se non è possibile, rivolgetevi al vostro referente per la conformità e l’etica o alla Direzione legale per chiedere assistenza.

No. Non vi è permesso di pubblicare la proprietà intellettuale dell’azienda se non dietro autorizzazione della Direzione legale. Se la proprietà intellettuale è costituita da informazioni riservate, non può essere divulgata a nessuno al di fuori dell’azienda, a meno che non vi sia un legittimo bisogno di conoscere tali informazioni per condurre attività aziendali e sia stato stipulato un accordo per mantenere la riservatezza delle informazioni.

Solo i soggetti autorizzati a rappresentare l’azienda possono farlo. Contattate il vostro supervisore se siete preoccupati per le informazioni inesatte, in modo che la risorsa aziendale autorizzata possa eventualmente rispondere alla pubblicazione. 

Sì. Avete l’obbligo di non utilizzare o divulgare le informazioni riservate e proprietarie dell’azienda dopo aver lasciato l’azienda. 

Dipende dal tipo di prodotto o di servizio. Come molte aziende, rivendichiamo un diritto di proprietà, nei limiti consentiti dalla legge, nei confronti di qualsiasi prodotto o servizio ragionevolmente associabile alla nostra attività, anche se creato fuori dall’orario di lavoro. Per agire con integrità ed essere certi di ottemperare agli obblighi legali, dovete richiedere una liberatoria alla Direzione legale prima di avviare la commercializzazione di un prodotto o di un servizio.

Dipende. Nel caso di un’acquisizione potenziale, prima di ricevere informazioni di norma l’azienda stipula un accordo di riservatezza. I termini dell’accordo possono vietare la divulgazione e/o l’uso delle informazioni per altri progetti. Contattate la Direzione legale per l’analisi del caso.

No. Non dovete proseguire con la lettura del report, conservarlo o farne copie. Portate il documento all’attenzione del vostro responsabile e della Direzione legale perché venga gestito in modo appropriato.

Dipende. Fattori rilevanti possono comprendere la fonte del filmato o articolo, il metodo di condivisione e lo scopo della condivisione. Il creatore di un filmato o l’autore di un articolo è il proprietario originale del copyright. Il fatto che un filmato o un articolo sia stato pubblicato su un sito web non vi dà il diritto di copiare il filmato o l’articolo. Molti siti web consentono di scaricare un filmato o stampare una copia di un articolo solo per uso personale. Trovate dei modi per condividere la conoscenza in modo appropriato. Per esempio, potete far circolare il link del sito, incorporare un link a un video o richiedere un’autorizzazione al titolare del copyright.

Non installate software su un computer aziendale senza prima ottenere l’autorizzazione dal responsabile aziendale IT, neanche se si tratta di software che avete acquistato per uso personale. Il responsabile aziendale IT si assicurerà che siano stati rispettati tutti gli obblighi in materia di licenza e che il software possa essere utilizzato sul computer.

Tutti i trasferimenti di licenza devono ricevere l’autorizzazione della vostra risorsa IT di riferimento. Alcune licenze vietano il trasferimento fra dipendenti o richiedono un trattamento particolare.

Gli acquisti di software sono coordinati attraverso la vostra risorsa IT di riferimento e devono seguire la politica d’acquisto dei software della vostra azienda Koch per garantire gestione e controllo globali delle nostre licenze software. 

Dichiarare ore di lavoro false dimostra una mancanza di integrità ed è un fatto grave. Inoltre comporta un aumento dei costi per l’azienda e costituisce una forma di furto. Sollevate il vostro dubbio servendovi di uno dei referenti disponibili.

La legislazione e la politica aziendale sono chiarissime a questo proposito. Dovete dichiarare in modo preciso tutte le ore lavorate, senza eccezioni. Dovete segnalare il comportamento del vostro supervisore servendovi di uno dei diversi referenti disponibili.

Assolutamente no. Tutto quello che facciamo si basa su misurazioni oneste e precise e su dati affidabili. Agite con integrità e umiltà riconoscendo di avere commesso un errore. Gli errori possono diventare particolarmente gravi quando i dipendenti cercano di occultarli.

Dovete informare educatamente il rappresentante che è politica aziendale collaborare con il governo, ma che lo ricontatterete. Contattate immediatamente la Direzione legale per avere assistenza.